O que você vai ler não é segredo nenhum mas sempre é bom lembrar. Se você não olha seus e-mails todos os dias, eles se avolumam tanto, ao ponto de você sentir vontade de apagar todos de uma vez. Pelo menos isso é o que acontece comigo, se não olhar pelo menos duas vezes ao dia. Confira as dicas para domar esse gigante da nossa vida:
Coloque o tópico e a ação desejada na
linha do assunto. Com tanto e-mail que recebemos hoje, se você esquecer-se
de identificar o assunto, pode não concluir a comunicação, ou seja, quem receber seu e-mail
poderá não ler por não saber do que se trata, e não tomar nenhuma providência a respeito.
Seja conciso. Três parágrafos são
suficientes. Escolha as palavras com cuidado e reserve alguns segundos para
usar o corretor ortográfico e para reler o texto. Não escreva um jornal em único e-mail.
Não distribua um e-mail para um grupo se
ele interessar a uma só pessoa. Esse tipo de informação polui e você corre o risco de perder a informação.
Adicione valor ao repassar e-mails
ou seja, antes de repassar um texto que você achou interessante para outra
pessoa, faça um comentário, dê sua opinião, faça recomendações ou sugestões isso é válido para o face também.
Verifique seus e-mails diariamente e
responda o que puder. Separe alguns blocos em cada de cada período do dia, pode ser um período de manhã e outro a tarde e
concentre-se na atividade.
Tenha atitude. A medida que você lê
cada um, decida rapidamente a atitude mais adequada entre apagar,
arquivar em outra pasta, delegar ou fazer.
Responda imediatamente ou demore
deliberadamente – coloque em uma pasta para ver um dia por semana, se
preferir. Eu deixo na entrada e não deixo a pasta com mais de 10 e-mails para
não acumular.
