Quantos e-mails você recebe por dia? A quantidade de informações que recebemos todos os dias é muito grande e precisa ser organizada, assim como o restante da casa e da vida. A chave para conseguir um gerenciamento de e-mail adequado é manter a caixa de entrada vazia.
Para isso é preciso criar um sistema de gerenciamento de e-mail organizado
A sugestão é a seguinte: processar o e-mail da mesma forma que se faz com qualquer tarefa: deletar, responder, agendar, encaminhar ou arquivar.
Deletar
Excluir tudo que não é importante.
Responder
Se o e-mail deve ser respondido, não o tire da caixa de entrada até que possa respondê-lo. Se a resposta for levar menos de 3 minutos, responda na hora. Esta regra é mágica. Se precisa responder e isso vai levar poucos minutos, faça, pois vai demorar mais para guardá-lo, abri-lo e lê-lo novamente de novo do que lidar com ele de uma vez.
Agendar
Os e-mails que vão demorar mais de 3 minutos para serem respondidos e não podem ser despachados imediatamente, devem ser tratados de duas formas:
1. Guarde em uma pasta chamada @Ação na lista de pastas do Navegador. O símbolo @ faz com que esta pasta fique em primeiro lugar na lista de pastas existentes.
2. Anote uma data e horário para executar aquela tarefa, em sua agenda. Depois coloque o e-mail numa pasta de referência (arquive).
Delegar
Se alguma outra pessoa precisa fazer algo a respeito de um e-mail, encaminhe-o a ela. Idealmente, isto deve ser feito imediatamente, a menos que vá demorar muito mais de 3 minutos para encaminhar. Se necessário, você pode acompanhar este encaminhamento enviando uma copia para você mesmo. Logo que receber o e-mail de volta em sua caixa de entrada, você pode colocá-lo em uma pasta @Acompanhar, por exemplo.
Arquivar
Supere sua resistência em criar pastas de referência. O propósito desta pastas de referência é te dar um sistema simples de armazenamento para os e-mails que você precisa manter arquivados. Com a Caixa de Entrada selecionada, você pode criar pastas organizadas por tema, tópico, projeto, pessoa, ou qualquer coisa que faça mais sentido para você.
Lembre-se de revisar o conteúdo das pastas @Ação e @Acompanhar com tanta freqüência quanto os seus outros lembretes ou tarefas, para operar dentro da estrutura mais produtiva para uso do seu tempo.